Stoom afblazen, sparren, advies, ondersteuning, daar kan een medewerker behoefte aan hebben als hij of zij te maken krijgt met ongewenste omgangsvormen of met integriteitskwesties.

Soms kiest een organisatie ervoor om vertrouwenspersonen te benoemen afzonderlijk voor ongewenste omgangsvormen en voor integriteitskwesties. Steeds meer worden beide functies gecombineerd. Reden hiervoor is dat het voor medewerkers vaak niet duidelijk is in welk hokje de kwestie past. In beide gevallen is de vertrouwenspersoon in eerste instantie luisterend oor voor de individuele medewerker.

 

Ongewenste omgangsvormen, zoals omschreven in de Arbowet omvat pesten, geweld, discriminatie of (seksuele) intimidatie. Integriteitsschendingen hebben betrekking op zaken als financiële schendingen, misbruik van positie/ belangenverstrengeling, lekken/misbruiken van informatie, misbruik bedrijfsmiddelen, overtreding interne regels. Vaak wordt voor het melden van deze zaken de term klokkenluiders gebruikt, hoewel strikt genomen deze term alleen betrekking heeft op het buiten de organisatie bekend maken van de vermoedelijke feiten.

 

Veel bedrijven en not-for-profitorganisaties hebben interne vertrouwenspersonen die een eerste opvang verzorgen voor medewerkers die te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen. De ervaring leert dat interne vertrouwenspersonen zich vaak geïsoleerd voelen en behoefte hebben om in moeilijke situaties of periodiek zaken te bespreken met collega's uit andere organisaties of met een coach.

 

Luisterend oor

 

Medewerkers kunnen in situaties komen die zij niet altijd met hun leidinggevende willen bespreken. Een vertrouwens-persoon biedt de mogelijkheid je verhaal te doen, je te helpen je gedachten te ordenen. Samen bespreek je of er meer nodig is: welke acties je zelf kunt ondernemen en hoe, of je een formele klacht of een melding in wil dienen en wat daar de consequenties van kunnen zijn. Een vertrouwenspersoon kan je ook ondersteunen bij de formele stappen.

 

De vertrouwenspersoon bemiddelt niet zelf tussen de medewerker en de aangeklaagde en doet ook geen onderzoek naar of uitspraak over de gegrondheid van de klacht of de integriteitsmelding.

 

 

Beleid ontwikkelen

 

Uit de opvang van individuele medewerkers en de formele klachten en meldingen kunnen signalen komen dat er structurele zaken mis zijn in een organisatie. Deze signalen kunnen ertoe leiden dat beleid wordt ontwikkeld of aangepast. Uiteraard worden deze signalen alleen gebruikt als deze niet herleidbaar zijn naar de medewerker die het knelpunt heeft gemeld.

Afhankelijk van de omvang en het karakter van de organisatie wordt hiervoor in overleg met de opdrachtgever een plan opgesteld om te komen tot een beleid voor een goed sociaal werkklimaat waardoor ongewenste omgangsvormen en integriteitsschendingen worden voorkomen. 

 

Ondersteuning interne vertrouwenspersoon

 

Steeds meer word ik benaderd door interne vertrouwenspersonen met vragen over hoe ze zaken kunnen aanpakken. Hieruit blijkt dat zij vaak een heel moeilijke positie hebben. Soms denken hun collega's dat ze onvoldoende onafhankelijk zijn en dat de geheimhouding onvoldoende is gewaarborgd. Soms worden ze door leidinggevende enigszins onder druk gezet om toch vertrouwelijke informatie door te vertellen.

In een grotere organisatie zijn er soms meerdere vertrouwenspersonen die met elkaar zaken kunnen bespreken, uiteraard met inachtneming van de geheimhoudingsplicht. Maar hoe dan ook blijft het een moeilijke en eenzame positie. Dat geldt vooral voor pas beginnende vertrouwenspersonen.

 

Mogelijkheden voor ondersteuning zijn:
 

• Incidenteel contact, telefonisch of per mail. Een kort eenmalig advies is gratis.
• Coaching van de interne vertrouwenspersoon. Als een kort eenmalig advies onvoldoende is, kan een serie gesprekken worden gepland of kan een knipkaartsysteem worden gehanteerd voor bijvoorbeeld 5 uur.
• Begeleiding van een intervisiegroep van interne vertrouwenspersonen. Een intervisiegroep kan worden samengesteld binnen een organisatie of met collega-vertrouwenspersonen uit andere organisaties. Ze kunnen regionaal worden georganiseerd. 

 

Onafhankelijkheid

 

Over de voor- en nadelen van een externe vertrouwenspersoon tegenover een interne is veel geschreven. Voordeel van een interne functionaris is dat deze het bedrijf goed kent, weet wie benaderd kan worden voor welke zaken. In de praktijk blijkt het ook veel nadelen te hebben. Men kent elkaar zo goed dat een melder bang is dat de vertrouwenspersoon onvoldoende afstand kan bewaren en dat geheimhouding onvoldoende is gewaarborgd. In de praktijk is ook het opleidingsniveau wat betreft communicatie en coachingsvaardigheden van interne vertrouwenspersonen - vooral op het terrein van ongewenste omgangsvormen - vaak aanzienlijk lager dan van externe. 
 

Ik werk als zelfstandig onafhankelijk extern vertrouwenspersoon. Voor ongewenste omgangsvormen volgde ik de opleiding vertrouwenspersoon bij Bezemer & Kuiper, voor vertrouwenspersoon integriteit de opleiding van BIOS/Nyenrode. Regelmatig volg ik bijscholingscursussen en studiedagen.
Door mijn jarenlange ervaring als interim- en projectmanager ben ik vertrouwd met uiteenlopende organisaties en kan zo nodig op bestuursniveau gesprekken aangaan. Als coach en mediator ben ik gewend om open gesprekken te voeren en mensen te ondersteunen in het zoeken naar oplossingen. In contracten met mijn opdrachtgevers leg ik de onafhankelijke rol en geheimhouding nadrukkelijk vast.
Ervaren collega’s kunnen ingeschakeld worden bij mijn afwezigheid.

 

 

 

Extern vertrouwenspersoon